FORO de ABOGADOS

La inscripción de la designación o cesación de los administradores de las sociedades. Un trámite indispensable

La “importancia” de este trámite radica en que la necesitamos no solamente porque lo pide la Inspección General de Justicia – IGJ – , los Bancos- por temas de firmas, poderes o giros en descubierto – o la AFIP, sino también para poder llevar adelante una cantidad de trámites necesarios , tales como el cambio de sede o la inscripción de un un aumento de capital.Nos piden que el Directorio(S.A.) o la Gerencia(S.R.L:) estén inscriptos.

En las Sociedades tenemos un Órgano de Gobierno- las Asambleas de Accionistas en la S.A. o las Reuniones de Socios en la S.R.L. – y un Órgano de Administración – el Directorio en la S.A compuesto por accionistas o no accionistas o la Gerencia en la SRL sea socio o no -.

Los órganos de gobierno de las S.A. y las S.R.L. son los que eligen a sus Administradores.

El Artículo 60 de la Ley 19.550 se refiere a la Inscripción y Publicación del nombramiento y cesación de los Administradores. (Sección VIII de la Ley 19.550). Dicho artículo expresamente señala que “ Toda designación o cesación de Administradores debe ser inscripta en los Registros correspondientes e incorporada al respectivo legajo de la sociedad. También debe publicarse cuando se trate de SRL o Sociedades por Acciones.

“La falta de inscripción hará aplicable el artículo 12, sin las excepciones que el mismo prevé.” (*)

Cuando el artículo 60 se refiere a los Registros correspondientes, está indicando:” Registro Público de Comercio” de cada jurisdicción, que en la Ciudad de Buenos Aires es llevado por la IGJ- Inspección General de Justicia -.

En el caso de las Sociedades Anónimas, dijimos que los Directores son designados en la Asamblea que debe convocarse conforme lo señala el artículo 237 de la Ley de Sociedades, es decir “por publicaciones durante 5 días con 10 días de anticipación, por lo menos, y no más de 30, en el diario de publicaciones legales -Boletín Oficial-. Para las sociedades a que se refiere el artículo 299- sociedades de gran envergadura- además debe publicarse en uno de los diarios de mayor circulación general de la República.

Recordemos que en el caso de Asambleas Unánimes, el último párrafo del Artículo 237 indica que la Asamblea podrá celebrarse sin publicación de la convocatoria cuando se reúnan accionistas que representen la totalidad del capital social y las decisiones que se adopten por unanimidad de las acciones con derecho a voto.

En suma en primer término se confecciona el Acta de Directorio que resuelve convocar a Asamblea. Luego se convoca a la Asamblea con las publicaciones indicadas – salvo en Asamblea Unánime -Posteriormente se celebra la Asamblea y se designan los Directores. Finalmente, en un Acta de Directorio se distribuyen los cargos.

I.Documentación a confeccionar en una S.A.

En primer término, el Acta de Asamblea que aprueba la elección de autoridades o aprueba la renuncia presentada por algún Director. Se va a tratar de una Asamblea Ordinaria.

Constancia de domicilio real de los Directores y del domicilio especial que hayan constituido. A este último se le dirigen todas las notificaciones y no es aconsejable que lo constituya en el domicilio de la sede social.(**)

En caso de renuncia si fue aprobada por el Directorio, con el Acta de Directorio es suficiente

Luego confeccionamos el Acta de Directorio que distribuye los cargos. Puede haber ocurrido que en la Asamblea de elección de los Directores hayan designado los cargos, en cuyo caso no es necesaria este Acta Adicional de Directorio de distribución de los Cargos.

Acta de autorización al profesional que va a intervenir en la realización de trámite y además autoriza al profesional que se encargará de la certificación del acta, que es la certificación señalada en el artículo 36 inciso 2. de la Res Gral IGJ 7/05 . Se confecciona este Acta en el caso que en el Acta de Asamblea donde se designaron los Directores no se incluyó la autorización al profesional para que realice los trámites ni se designó al profesional que certificará el Acta

Luego, confeccionamos el Registro de Asistencia a Asamblea. Va de la mano del Acta de Asamblea. Entonces, se reunieron los accionistas, tenemos el Acta de Asamblea Ordinaria. Por eso vamos a tener un folio más en el Registro de Asistencia a Asamblea.

Confeccionar aviso para publicar en el Boletín Oficial al que se refiere el artículo 60 LSC al decir “publicación”.

Dictamen de Precalificación Profesional.

La Res Gral IGJ 7/05 amplía los mandatos del artículo 60 LSC

II.Documentación a presentar en una S.A.

Instrumento privado con la transcripción del Acta correspondiente, en este caso es el Acta de elección del Directorio , en el caso de S.A. Lo confecciona un abogado , un escribano o directamente por contador público que es el que tiene que hacer la certificación

Certificación del Artículo 36 inciso 2 de la Res Gral IGJ 7/05. Hay que acompañar el Instrumento Privado con la certificación en el original. Una fotocopia común y una fotocopia protocolar con el margen reglamentario de 8 cm

Además presentamos el ejemplar del Boletín Oficial donde salió al aviso en el cual se publicó la elección de las autoridades y el Dictamen de precalificación profesional. Si se trata de Sociedades del artículo 299 LSC, acompañamos el ejemplar de la publicación en un diario con circulación habitual en la zona donde está radicada la sociedad

Acompañamos Acta de Directorio correspondiente a la Convocatoria a Asamblea- salvo Asamblea Unánime -

Por último se adjunta el Formulario “E” que se puede bajar de la página web de la IGJ.

Informe Especial con opinión del profesional Se saca el Modelo de la página web del Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Ciudad de Buenos Aires

No tenemos que abonar ninguna Tasas Retributiva de Servicios, porque estamos hablando de una S.A. que paga la Tasa Anual que incluye todos estos trámites.

III.Documentación a confeccionar en una S.R.L.

Para las SRL el trámite es muy similar. En la documentación a confeccionar, no tenemos Acta de Asamblea sino que tenemos Acta de Reunión de Socios en la que se designaron gerentes. Lo mismo si estamos hablando de cesación en el cargo, o sea el Acta en la cual consta la renuncia de/los Gerentes.

Que conste , siempre, el domicilio real y el domicilio especial que constituyen los gerentes electos de la SRL.

Autorización al profesional interviniente para que lleve a cabo el trámite.

En el caso de las S.R.L., si se trata de una comunicación del Artículo 159, ésta es la que se hace por un medio fehaciente.(***) Esta notificación que recibió el gerente, debe ser transcripta en un Acta y ese Acta con esa comunicación fechaciente de elección de autoridades, es la que se debe presentar.

Aviso a publicar en el Boletín Oficial y Dictamen de Precalificación Profesional. Es muy similar al de las S.A, sólo que en lugar de hablar de Directores va a hablar de gerentes.

IV.Documentación a presentar en una S.R.L.

Se debe presentar el Instrumento Privado con la autorización del Acta correspondiente al nombramiento.

Tenemos que cumplir con el artículo 36 inciso 2 de la Resolución Gral de la IGJ., Nº 7/05.

Este Instrumento Privado debe estar certificado como en el caso anterior.

Presentar ele ejemplar del B.O. donde se publicó la designación de los socios gerentes y el Dictamen de Precalificación Profesional.

Presentar Formulario “E” – sacarlo de la página web de la IGJ – y el Informe Especial

En este caso, como se trata de SRL abonamos la Tasa de Retribución de Servicios.

V. Recomendaciones útiles

1.Se pueden inscribir simultáneamente un cambio de sede social y un cambio de Directores. Un Dictamen para cada trámite, individualizado.

2. La transcripción del Acta no tiene que estar firmada por las Autoridades.

3. La certificación del Acta siempre es el mismo texto, en cuanto al contenido, la haga un contador o un escribano

4. De todo lo que se lleva a la IGJ: firma y sello del profesional interviniente en cada hoja. Primero se hace el original, luego se saca la fotocopia común y la protocolar o margen ancho y después se firma todo. Recordar: siempre tiene que ir con la forma.

5. Siempre debe constar el domicilio legal de la sociedad en el Acta de Asamblea.

6. No conviene poner la fecha de cierre del ejercicio en el texto del estatuto, ni el domicilio ( calle y Nº) de la sociedad. Esto es a los efectos de un eventual cambio de fecha de cierre de ejercicio o de cambio de domicilio de la sociedad. Nos evita la reforma de estatuto.

En el texto del estatuto debe decir: “A la fecha de cierre del ejercicio social, se confeccionarán los estados contables de acuerdo con las disposiciones legales reglamentarias” y nada más. No conviene poner la fecha. ¿Dónde se pone la fecha? Al finalizar el estatuto, abajo, va (i) la integración y suscripción del capital; (ii) la fecha de cierre del ejercicio que se establece el 31/12 de cada año. (iii)Luego, la designación de los miembros del Directorio y (iv) Domicilio, calle y Nº. de la sociedad

Esa fecha se debe inscribir porque el artículo 10 de la Ley 19550 indica cuáles son los datos que tenemos que poner en la publicación de la constitución de la sociedad y el artículo 11 nos dice: los puntos que deben constar en todo instrumento de constitución.

7. Insistimos en el cambio de fecha de cierre del ejercicio va a arrojar, necesariamente, un ejercicio irregular, porque si antes cerraba el 31/03 y ahora cierra el 31/12 … No hay problema en esta cuestión para la IGJ.

8. Las S.A. deben presentar balances y pagara la Tasa Anual. Hay quienes, por ejemplo yo he escuchado al Dr Bauleo, opinan que la Tasa Anual es inconstitucional y no la pagan.Presentan un Recurso. Yo creo que este trámite es conveniente para el caso que sea una sociedad que debe muchas Tasas Anuales.
La Tasa Anual se fija conforme al Capital de la sociedad. Si no presentamos el balance, IGJ no sabe cuál es el capital de la sociedad y ahí lo sancionan aplicándole la Tasa Máxima, que es la de $ 2.500. Por eso es conveniente presentar el balance y después pagar la Tasa Anual. Se deben siempre las últimas 5, según la jurisprudencia, no las últimas 10.

9. En la S.A. las acciones son nominativas no endosables. Si un socio vende sus acciones a otra persona física o a una persona jurídica ( otra sociedad), hay que hacer el Contrato de Compraventa de Acciones, pagar el Impuesto de Sellos, hacer la Nota dirigida al Directorio informando de la venta y registrar esa venta en el Registro de Acciones. No se Dictamina porque no se presenta a la IGJ.

10. Lo que sí se debe presentar a la IGJ para inscribir, es la “Cesión de cuotas Sociales de una S.R.L.”

11. Si en la constitución de una S.A. figuran personas jurídicas, hay que emitir el Informe Legal que corresponderá al Escribano solamente si es por Instrumento Público o al abogado si es por Instrumento Privado. Hay que agregarle el Informe Especial del Contador por la participación de esa sociedad en la otra, en la constitución.



Referencias.

(*) Artículo 12 de la Ley 19.550. “Las modificaciones no inscriptas regularmente obligan a los socios otorgantes. Son inoponibles a terceros, no obstante éstos pueden alegarla contra la sociedad y los socios, salvo en las Sociedades por Acciones y en las Sociedades de Responsabilidad Limitada.

(**)Por ejemplo si soy Director Suplente de la S.A y no voy a pasar nunca por la empresa, no me conviene fijar domicilio especial en la sede la empresa. Voy a fijar domicilio real y especial en mi casa, cosa que cuando me llegue la Carta Documento me entere con tiempo.

(***) Artículo 159. En el caso de las SRL donde se realicen reuniones de socios y la sociedad tiene un capital que alcance el importe del artículo 299 inc 2) se sujetará a las normas previstas para la S.A, reemplazándose el medio de convocarlas por la citación notificada personalmente o por otro medio fehaciente.

ALGUNAS RESPUESTAS A CONFLICTOS QUE SE GENERAN EN EL ORGANO DE ADMINISTRACION.


1.- A medida que las sociedades anónimas se fueron instalando a nivel nacional entre las personas jurídicas admitidas para ser propietarias de farmacias, llegaron a la consulta una serie de interrogantes y conflictos propios de este tipo societario. Muchas de estas consultas están vinculadas con el órgano de administración y los conflictos que en o por su actividad se pueden generar.

2.- ADMINISTRACION Y REPRESENTACION.

Todas las personas jurídicas, expresan la voluntad colectiva de quienes las integran a través de los órganos que la ley de sociedades prevé como representantes para cada tipo societario.

En la sociedad anónima el órgano de administración es el directorio, que puede o no estar integrado por socios, y puede ser unipersonal o plural en su conformación.

Cuando el directorio es plural, el órgano de administración (directorio) se diferencia del órgano de representación (presidente del directorio). Hay que tener presente que la administración responde a la deliberación interna previa a la toma de decisiones, en tanto la representación, hace a la vinculación de la sociedad con terceros.

3.- PUBLICACION E INSCRIPCION DE LA DESIGNACION Y CESE DE LOS DIRECTORES.

Este punto, es uno de los tópicos que generalmente presentan dudas o problemas. En general, dado que la sociedad anónima se formaliza mediante escritura pública, y en el instrumento de creación se cumplen con los recaudos formales de la ley, esto es designar a los integrantes del órgano de administración y representación, en esta etapa todas las sociedades se hallan regularizadas y ajustadas a derecho.

Con el transcurso del tiempo, cuando se producen modificaciones o el cumplimiento mismo de los plazos legales requiere la elección de nuevas autoridades, el desconocimiento o falta de información, hace que muchas sociedades dejen de cumplir con los recaudos legales de publicación e inscripción de las nuevas designaciones o ceses.

Si bien la designación como el cese de los directores, tienen efectos jurídicos desde la decisión asamblearia, la publicación e inscripción cumplen una función de publicidad y protección de los terceros y también respecto de los derechos del propio director saliente en muchos casos.

En este sentido debe tenerse presente que la jurisprudencia ha sostenido que faltando los requisitos de inscripción y publicidad, las obligaciones asumidas (aún irregularmente) por el presidente renunciante obligan a la sociedad, más allá de que luego pueda accionarse contra éste por las irregularidades cometidas. (vgr. C. NAC. COM. SALA C 11.8.88 "CAFFARO, RODOLFO C./CAVI CIA. ARG. DE VIAJES INTERNACIONALES S. A.).

Otra cuestión a tener en cuenta es que el vencimiento del plazo legal para el cual fuera designado un director, no extingue por sí mismo las obligaciones del cargo. La ley de sociedades establece en este sentido que el director debe permanecer en sus funciones hasta ser reemplazado, obviamente a través de una decisión tomada en Asamblea convocada al efecto (art. 234 inc. 2 Ley 19.550).

Ello implica que una sociedad anónima no puede ser considerada acéfala por vencimiento del plazo de designación de los directores, ni esta situación puede ser oponible a terceros. En cambio, los directores pueden ser considerados solidaria e ilimitadamente responsables si no impulsan los actos necesarios para la regularización de la sociedad.

3.- REVOCACION Y RENUNCIA DE LOS DIRECTORES.

La designación de los directores puede ser revocada por la Asamblea (art. 256 de la Ley de Sociedades).

La remoción de los directores debe en principio figurar en el orden del día de la pertinente Asamblea. No obstante ello, la Asamblea podría revocar el mandato de un director aún cuando el tema no figurara en el orden del día, si la revocación es consecuencia implícita de otro punto incluido expresamente, por ejemplo mal desempeño de sus funciones (art. 276 de la Ley de Sociedades).

En cuanto a la renuncia de los directores, si bien ésta no requiere de una causa concreta, la ley exige que la misma no sea intempestiva, abrupta, ni dolosa. Asimismo, debe tenerse presente que la renuncia debe presentarse al directorio, la misma no surte efectos hasta tanto sea tratada por la primera Asamblea que se celebre y en el caso de que la misma afectara por ejemplo el quórum del directorio, se deberá permanecer en el cargo hasta tanto se designe al reemplazante.

4.- CUALES SON LOS LIMITES A LAS FACULTADES DE REPRESENTACION DEL PRESIDENTE DEL DIRECTORIO O APODERADOS.

El art. 58 de la Ley de Sociedades establece que la sociedad debe responder por los actos u obligaciones asumidas por sus representantes en tanto éstos no sean "notoriamente extraños al objeto social".

El encuadramiento de este concepto, es una tarea ardua para la jurisprudencia, pero básicamente los jueces analizan dos aspectos, el objeto de la sociedad y la relación que vincula al tercero afectado con el acto que en particular se cuestione. Así, por ejemplo, recientemente se ha sostenido que "el incumplimiento de determinadas formas establecidas por el estatuto de la sociedad anónima para autorizar a su presidente a contraer préstamos no permite quitarle validez al mutuo suscripto por aquél, en cuanto hace a la obligación contraída por la sociedad frente a terceros... Por ello la omisión... puede tener consecuencias en la esfera interna de la sociedad, pero no frente a los acreedores." (CNCiv. Sala F, febrero 10/1.998 "DAHAN, LEON Y OTROS C/VILLAGUAY S. A." D. J. 1999-2-284).

Lo propio ocurre cuando el respectivo contrato social prevea la representación plural de la sociedad, es decir, que a ésta sólo la obliga la firma conjunta de dos o más directores. En estos casos, el acto realizado en infracción a la representación plural, fuera de los supuestos de excepción (contratos con títulos valores, contratos entre ausentes, o contratos de adhesión, por ejemplo) será imputable sólo a los directores que hubieren violado el sistema de representación social.

En los casos de excepción, la sociedad puede quedar obligada, salvo que demuestre que los terceros contratantes tenían conocimiento efectivo de la exigencia de representación plural en forma anterior o simultánea al acto cuestionado.

5.- CONVALIDACION DE LOS ACTOS REALIZADOS EXCEDIENDO EL OBJETO O EL CONTRATO SOCIAL.

Para sanear estos actos, cuando los mismos se hayan realizado de buena fe, o por motivos de fuerza mayor debidamente justificados, se requerirá la convalidación del directorio y/o de la asamblea, ya sea tácita o explícitamente.

Hay que tener en cuenta que la ratificación por Asamblea de una resolución anómala del directorio no tiene efectos convalidatorios cuando se trate de actos que violan la ley o el propio estatuto social.

6.- RESPONSABILIDAD DE LOS DIRECTORES.

La ley de sociedades establece que los directores responderán ilimitada y solidariamente frente a la sociedad, los accionistas y los terceros por el mal desempeño de su cargo apreciado conforme a los deberes de lealtad y diligencia que un buen administrador debe cumplir (art. 59). Asimismo, responderán por la violación de las leyes, del estatuto social, por los actos dolosos, culpa grave o abuso de facultades (art. 274 L. S.).

Las acciones contra los directores que hayan incurrido en tales actos, pueden ser ejercidas por la propia sociedad, por los accionistas, por la sindicatura (cuando existiera) y/o por los terceros damnificados.

La acción social de responsabilidad, persigue la declaración de responsabilidad de los directores por los hechos irregulares cometidos y el resarcimiento de los daños ocasionados. El inicio de esta acción por la sociedad debe ser aprobado en forma previa mediante Asamblea.

En el caso de que la sociedad no ejerciera esta acción, cualquier accionista puede subrogarse en los derechos societarios e iniciarla.

Los accionistas, además, pueden ejercer acciones individuales directas cuando consideren que sus derechos han sido vulnerados (vgr. Impugnación de balances, pago de dividendos, exámen de los libros y papeles sociales, etc.).

También los terceros pueden intentar acciones personales por los perjuicios resultantes de los actos dolosos o culposos de los directores, máxime cuando tales conductas puedan originar la quiebra o liquidación de la sociedad en perjuicio de los acreedores.

7.- EXIMICION DE RESPONSABILIDADES DE LOS DIRECTORES.

Los directores pueden eximir su responsabilidad cuando no hubieran tomado parte en la deliberación o resolución que luego se juzgue perjudicial. Cuando estuviere presente, deberá dejar expresa constancia escrita de su desacuerdo, la que debe quedar plasmada en el acta del directorio o en su caso por medio de notificación fehaciente posterior e inmediata.

Por último, la responsabilidad de los directores respecto de la sociedad, se extingue por aprobación de su gestión o por renuncia aprobada por Asamblea, salvo que medie violación a la ley o al propio estatuto social.